Här beskriver vi vilka personuppgifter Swedish International School samlar in om elever och vårdnadshavare – via webbplatsen, anmälningsformuläret och under tiden som elev hos oss – varför vi gör det, hur länge uppgifterna sparas och vilka rättigheter ni har. Uppdaterad: 2026-10-06.
1. Vem som ansvarar för uppgifterna
Personuppgiftsansvarig är Swedish International School S.L., NIF B44935344, Urb. Costalita 1, Cancelada, 29680 Estepona, Spanien. Skolan ansvarar för alla personuppgifter som behandlas i samband med anmälan, skolavtal och skolgång samt vid besök på webbplatsen.
Frågor om personuppgifter: rektor@sweintschool.com.
2. Vilka uppgifter vi samlar in
Via anmälningsformuläret lämnar ni uppgifter om eleven och om vårdnadshavarna:
- Elevens namn, födelsedatum, kön, nationalitet, bostadsland och ID-nummer (personnummer, NIE/DNI eller motsvarande).
- Adress, tidigare skola, syskon på skolan och de övriga upplysningar ni väljer att fylla i.
- Önskad termin, årskurs, period, startdatum och eventuella tillval som fritids, fotbollsakademi eller padel/tennis.
- Vårdnadshavarnas namn, relation till eleven, e-post, telefon, nationalitet, adress och eventuellt ID-nummer.
När eleven har fått en plats behandlar vi dessutom: skolavtal och fakturor, närvaro och schema, uppgifter om skolarbete och utveckling som delas med vårdnadshavare, kontaktuppgifter till personer som får hämta eleven, uppgifter om hälsa och särskilt stöd som ni lämnar till oss, foton och film enligt det val ni gör i vårt fotoformulär, samt de uppgifter som behövs för tillval (fritids, Malmö FF:s fotbollsakademi, padel/tennis) och för distansstudier via Sofia Distans eller Hermods.
Hälsouppgifter. För att kunna ta hand om ert barn på ett säkert sätt ber vi er berätta om allergier, medicinering, kost och behov av särskilt stöd. Vi behandlar dessa uppgifter för att kunna fullgöra skolans utbildningsuppdrag och vårt ansvar för elevens säkerhet och stöd, inte på grundval av samtycke. Uppgifterna används bara av den personal som behöver dem för elevens säkerhet och stöd, delas inte med andra utom vid akut behov av vård, och raderas när eleven slutar hos oss, om vi inte måste behålla dem för ett pågående ärende eller ett rättsligt krav. Ni ska lämna uppgifterna innan skolavtalet skrivs på och utan dröjsmål meddela oss om något nytt tillkommer eller förändras under skoltiden; skolan avgör om behovet kan hanteras. Ni kan när som helst uppdatera eller rätta uppgifterna via rektor@sweintschool.com.
På webbplatsen samlar vi in anonym besöksstatistik (om ni godkänner det) och det ni skriver till vår AI-guide Sol, enligt cookiepolicyn. Skriv inte hälsouppgifter eller andra känsliga uppgifter till Sol; sådant lämnar ni i anmälningsformulärets hälsofält.
3. Varför vi behandlar uppgifterna
Vi använder uppgifterna för att handlägga anmälan, bedöma placering och årskurs, beräkna avgifter, kontakta vårdnadshavare, skriva avtal, fakturera, registrera eleven i skolans administration, bedriva den dagliga skolverksamheten på ett säkert sätt och uppfylla de krav som lagen ställer på oss, till exempel bokföring. Vi använder inte uppgifterna för marknadsföring och säljer dem aldrig vidare.
Stödet i lagen för varje del av behandlingen är:
| Vad vi gör | Stöd för behandlingen |
|---|---|
| Handlägger anmälan och ger besked om plats | Ni har bett oss pröva en plats – steg inför ett avtal |
| Följer upp anmälan och kontaktar er om plats längre fram | Skolans berättigade intresse att följa upp er anmälan; ni kan när som helst be oss sluta |
| Skolavtal, fakturering och betalningsuppföljning | Skolavtalet samt bokförings- och skattelagstiftning |
| Daglig skolverksamhet: närvaro, schema, kontakt, hämtning | Skolavtalet |
| Elevens säkerhet: allergier, medicin, hälsa, särskilt stöd | Skolans utbildningsuppdrag och ansvar för elevens säkerhet enligt utbildningslagstiftningen; i en akut situation elevens liv och hälsa |
| Foto och film internt (klassrum, årsbok) | Skolans berättigade intresse av att dokumentera verksamheten, enligt ert val i fotoformuläret |
| Foto och film externt (webbplats, sociala medier) | Ert samtycke i fotoformuläret, som kan återkallas när som helst |
| Tillval och partners (Malmö FF, Sofia Distans, Hermods, skolfotograf) | Skolavtalet och det tillval ni gjort |
| Besöksstatistik på webbplatsen | Ert val i cookierutan |
| AI-guiden Sol: att besvara det ni skriver | Skolans berättigade intresse av att besvara era frågor; lagringen i er webbläsare är nödvändig för att samtalet ska fungera och beskrivs i cookiepolicyn |
| Säkerhet, tvister och rättsliga anspråk | Skolans berättigade intresse av att skydda elever, personal och verksamhet |
4. Barn under 14 år
Uppgifter om elever under 14 år lämnas alltid av vårdnadshavare, och det är vårdnadshavarna som utövar elevens rättigheter enligt denna policy.
5. Vilka som får ta del av uppgifterna
Vi säljer aldrig uppgifter. Uppgifter delas bara med:
- Leverantörer som arbetar för vår räkning enligt biträdesavtal: databas- och administrationsplattform (Supabase), leverans och skydd av webbplatsen (Cloudflare), e-post, bokföring och fakturering, besöksstatistik samt AI-tjänsten bakom guiden Sol.
- Partners som behövs för tillval ni valt: Malmö FF (fotbollsakademin), Sofia Distans och Hermods (distansstudier), skolfotograf och leverantör av medlemskort. De får bara de uppgifter som behövs för just den tjänsten.
- Myndigheter när lagen kräver det, till exempel skattemyndigheten eller skolmyndigheter.
Anmälningar och elevuppgifter sparas i skolans administrationssystem och är bara åtkomliga för den personal som behöver dem i sitt arbete.
6. Överföring utanför EU/EES
Vissa leverantörer, till exempel AI- och analystjänster, behandlar uppgifter i USA. Överföringen sker med stöd av EU–US Data Privacy Framework eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler, vilket ger uppgifterna samma skydd som inom EU. Kontakta oss om ni vill veta vilka leverantörer det gäller eller få en kopia av de skyddsåtgärder som gäller för en viss överföring.
7. Så länge sparar vi uppgifterna
| Uppgifter | Sparas |
|---|---|
| Anmälan som inte leder till plats | 24 månader efter besked, så att vi kan följa upp och kontakta er om en plats längre fram – tidigare om ni ber oss radera |
| Fakturor, betalningar och bokföringsunderlag | 6 år från sista bokföringspost, enligt spansk bokföringslag |
| Skolavtal och korrespondens om avtalet | 5 år från den dag då den sista förpliktelsen enligt avtalet kunde krävas (allmän preskriptionstid för avtalskrav, Código Civil art. 1964). Om preskriptionen avbryts, t.ex. genom ett skriftligt krav eller en stämning (art. 1973), räknas fristen på nytt från avbrottet; gäller en särskild frist för ett visst krav tillämpas den. Uppgifterna sparas alltid så länge ett ärende pågår. |
| Vardagsadministration (närvaro, schema, kontakt, hämtning) | Under skolgången och 12 månader därefter, så att frågor om skolgången kan besvaras; därefter raderas de |
| Skolrapporter och intyg som skolan utfärdar | Den tid som skolregelverket kräver för skolan; uppgifter som behövs för ett pågående ärende eller rättsligt krav sparas tills ärendet är avslutat |
| Hälsouppgifter och särskilt stöd | Raderas när eleven slutar, om de inte behövs för ett pågående ärende eller rättsligt krav |
| Foto och film, internt (klassrum) | Tills eleven slutar eller ni invänder |
| Årsbok | Före tryck kan ni invända mot att ert barn är med. Tryckta exemplar som delats ut kan inte återkallas. Skolans egen kopia bevaras som historisk dokumentation (berättigat intresse); ni kan när som helst invända mot framtida användning av bilden, till exempel nytryck eller digital publicering |
| Foto och film, externt (webbplats, sociala medier) | Tills samtycket återkallas eller eleven slutar |
| Besöksstatistik | 24 månader |
| Utkast till anmälan i er webbläsare | Tills anmälan skickats eller webbläsarens lagring rensas |
8. Så skyddar vi uppgifterna
Vi använder tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder som behörighetsstyrning, kryptering av överföringar, säkerhetskopiering och begränsad åtkomst för personal. Våra leverantörer är bundna av biträdesavtal med motsvarande krav.
9. Era rättigheter
Ni har rätt att få tillgång till de uppgifter vi har om er och ert barn, få felaktiga uppgifter rättade, få uppgifter raderade när de inte längre behövs, begära att behandlingen begränsas, invända mot behandling som bygger på berättigat intresse, få ut uppgifter ni lämnat i ett vanligt filformat (dataportabilitet) och när som helst återkalla ett samtycke, till exempel för foton. Skriv till rektor@sweintschool.com så svarar vi inom en månad. Vissa uppgifter måste vi ändå spara enligt lag, till exempel fakturor.
Om ni anser att vi behandlar uppgifter felaktigt kan ni klaga hos den spanska dataskyddsmyndigheten Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), www.aepd.es.
10. Cookies och besöksstatistik
Hur webbplatsen använder cookies och besöksstatistik, och vilka val ni kan göra, beskrivs i vår cookiepolicy på sweintschool.com/cookiepolicy. Ni kan när som helst ändra ert val via "Cookieinställningar" längst ner på varje sida.
11. Uppgifter om andra personer
Om ni lämnar uppgifter om en annan vårdnadshavare eller om personer som får hämta eleven ansvarar ni för att de har fått veta det och hänvisats till den här policyn, som alltid finns på www.sweintschool.com/integritetspolicy.
Stödperson. Om elevens plats förutsätter en stödperson som ni står för behandlar vi stödpersonens namn, kontaktuppgifter, kvalifikationer och närvaro, för att kunna bedöma och godkänna personen och samordna stödet med skolan. Vi gör det med stöd av skolavtalet och vårt berättigade intresse av att elevens stöd fungerar säkert. Uppgifterna sparas under skolgången och 12 månader därefter. Ni ansvarar för att stödpersonen har fått veta det och hänvisats till den här policyn.
12. Foto och film
Vid terminsstart fyller ni i ett formulär där ni väljer om bilder på ert barn får användas internt (klassrum, årsbok) och/eller externt (webbplats, sociala medier, informationsmaterial). Ert val gäller tills ni ändrar det, vilket ni kan göra när som helst genom att skriva till rektor@sweintschool.com.
13. Ändringar i policyn
Vi kan uppdatera policyn när verksamheten eller lagen ändras. Den senaste versionen finns alltid på sweintschool.com/integritetspolicy. Vid större ändringar som rör inskrivna elever informerar vi vårdnadshavare via e-post.
14. Kontakt
Har ni frågor om policyn, eller vill ni att vi kompletterar den med fler uppgifter, hör av er till rektor@sweintschool.com eller +34 607 148 331.